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POLITICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACION
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA
De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA NIT 830129908-9 informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección.
El artículo 15 de la Constitución de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".
Responsable del tratamiento de la información
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA identificado con NIT 830129908-9 ubicada en la ciudad de Bogotá en la calle106N57-23 oficina 203, correo electrón gerencia@lebbagenciacol.com y numero de contacto 6012715009-3132965568.
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA está comprometido con el respeto y garantía de los derechos de sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información siendo de obligatorio y estricto cumplimiento para LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA en calidad de responsable.
Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados y terceros, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Definiciones
Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección física, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, etc.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos).
Dato personal público: Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, los datos contenidos en el RUNT o los datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del Tratamiento.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección de datos y fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
Titular del dato: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Menores: Hace referencia los menores de 18 años, y corresponde a los Niños Niñas y Adolescentes.
Esquemas para el manejo, tratamiento y seguridad de la información
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA cuenta con infraestructura administrativa para asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Igualmente, LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROSY COMAPÑIA LIMITADA cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas idóneas y fiables para la autenticación de sus usuarios como mecanismo de validación de la identidad del titular como única persona que puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal a través de los canales de servicio a saber:
1. Correo electrónico: gerencia@lebbagenciacol.com
2. Central de Llamadas: previa verificación de la información general del usuario que permita la verificación de su identidad.
3. Oficina: Atención personalizada.
Todos los canales anteriores cuentan con personal capacitado para el desempeño de sus funciones e igualmente con los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de trazabilidad.
Sólo se enviarán los datos personales a las siguientes personas[1]:
§ Al titular del dato o sus causahabientes.
§ A las personas autorizadas por el titular del dato.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.
Derechos y deberes de los titulares de la información
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑIA LIMITADA se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
Obtener copia de la autorización otorgada por éstos en calidad de titulares de los datos.
Conocer el uso que LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA ha dado a los datos personales del titular.
Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
Supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en las bases de datos o archivos de LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA
En ningún caso el titular del dato podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del responsable.
Cuando LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA recolecte datos personales sensibles, el titular tiene la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos. LUIS EDAURDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA podrá recabar y tratar datos sensibles relacionados con el estado de salud del titular, antecedentes e historial clínico y otros datos sensibles necesarios o convenientes para la prestación del servicio.
Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines relacionados con la prestación del servicio de salud, conforme a la legislación y reglamentación aplicable, entre otras la Ley 23 de 1981, Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y demás normas que lo modifiquen, complementen o adicionen. Los demás datos sensibles serán protegidos mediante los mecanismos tecnológicos que disponga LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, señala el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.
PROCEDIMIENTO
Generalidades:
Los titulares de datos o sus representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
En aras de facilitar a sus usuarios el acceso a su propia información, LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA ha establecido canales para realizar consultas y novedades tales como:
1. Consulta y actualización de datos personales.
2. Consulta de facturas de Medicina Prepagada.
3. Consulta de estado de cartera.
Canales de comunicación:
1. Correo electrónico: gerencia@lebbagenciacol.com Solicitando los datos por medio electrónico.
2. Central de Llamadas: previa verificación de la identidad del titular con los datos que reposan en ese momento en las bases de datos corporativas.
3. Oficina: Atención personalizada previa presentación del documento de identidad original a través de los funcionarios de Atención al Usuario y Asesoría Integral.
En caso de consultas adicionales, o que se considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes en la protección de los datos, el titular o su representante podrán presentar un reclamo ante MUNDO SALUD MYJ.
Deberes de la Organización Sanitas
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia o grabación de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente a los usuarios sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos personales.
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Tratamiento de la información, niveles y medidas de Seguridad
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA podrá conservar los datos personales de los titulares de la información en bases de datos ubicadas en Colombia, cumpliendo con la finalidad autorizada por el titular de los datos, realizando sus mayores esfuerzos para mantener la información de manera segura, salvaguardando su integridad, veracidad y confidencialidad.
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA cuenta con políticas y normas de Seguridad informática, donde uno de los objetivos es lograr que la información mantenga su disponibilidad, integridad y confidencialidad.
La gestión de la seguridad informática está basada en las siguientes medidas:
§ Gestión de cumplimiento de políticas, normas y procedimientos de seguridad
§ Gestión de riesgos a los procesos y sistemas de información.
§ Gestión de vulnerabilidades a las aplicaciones web e infraestructura tecnológica.
§ Controles de acceso físico y lógico
§ Seguridad Local
§ Gestión de Actualizationes de Seguridad
§ Monitoreo y protección de la bases de datos
§ Seguridad del recurso humano
§ Control en la transferencia de información.
Todas las medidas de seguridad que tiene LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA se enfocan a la protección de la información. Estas medidas permiten tener el control sobre qué empleados acceden, modifican o cambian, borran, adulteran, eliminan la información y/o datos personales, de acuerdo con los perfiles asignados.
Frente a la protección de datos personales y/o sensibles LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA procurará establecer los niveles y medidas de seguridad adecuados que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales conforme lo establezca la Superintendencia de Industria y Comercio. Dichas medidas de seguridad establecidas serán de estricto cumplimiento para LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA como para los encargados para el tratamiento de los datos.
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA podrá transferir o transmitir, todos o parte de los datos personales de los titulares de la información a sus empleados, prestadores de servicio, y asesores, únicamente para efectos de la prestación de servicios o para la ejecución del objeto social de la respectiva empresa.
Aviso de Privacidad
LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.lebbagenciacol.com o solicitarlo al correo electrónico gerencia@lebbagenciacol.com
Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o
a través de la página www.lebbagenciacol.com
Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
Vigencia
La vigencia de estas políticas inicia a partir del 01 de enero del 2025.
En LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA la información almacenada en las bases de datos será suprimida una vez se considere culmine la vigencia de su tratamiento, dicho periodo de vigencia será aquel que se requiera por normativas comerciales, laborales, y en todo caso no podrá superar los 5 años. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento de los datos personales, LUIS EDUARDO BARBON BALLESTEROS Y COMPAÑÍA LIMITADA procederá a efectuar su supresión de las bases de datos, esto en conformidad con el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
[1] Para el caso de los menores de edad se solicitará a su representante o acudiente la presentación del documento que acredite el parentesco o relación que lo vincule como representante legal del menor.
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